TUTORIAL DE GANTTPROJECT

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Tabla Comparativa

Ventajas de MS Project

• Seguimiento del origen de las incidencias.
• Ver la repercusión de un cambio.
• Experimentación con escenarios hipotéticos.
• Facilidad de control de las finanzas.
• Seguimiento y análisis flexibles de los proyectos.
• Aprovechamiento de los gráficos y los diagramas.
• Puede cambiar el color de fondo de las celdas o las filas con Resaltado de fondo de celda.
• Uso de las vistas mejoradas.
• Uso compartido de la información.
• Contribuye a organizar mejor el trabajo y permite al personal garantizar que los proyectos se entreguen a tiempo y sin sobrepasar el presupuesto.
• Obtención de ayuda cuando se necesita.
• Ahorro de tiempo con las plantillas.Cree sus propias plantillas personalizadas.

Ventajas de GanttProject

• Se puede descargar de forma gratuita y además es una aplicación íntegramente escrita en Java por lo que lo hace multiplataforma.
• Reportes en PDF o HTML.
• Posibilidad de importar y exportar archivos de MS Project.
• Organización de tareas en forma jerárquica.
• Nos permite crear nuestros diagramas y asignares tiempos, recursos.
• Otra variante que se puede utilizar en combinación, es el diagrama de Pert.
• Fácil aprendizaje.
• Precio excelente.
• Las herramientas de gestión de proyectos comerciales cuestan una gran cantidad de dinero.
• GanttProject es gratuito para cualquier propósito.
• Interfaz amigable

Desventajas de MS Project

• Sólo funciona en plataformas Windows, no freeware
• El 80% de los usuarios de MSProject usa el 20% de sus numerosas opciones.
• No se puede medir la productividad de las maquinas y las persona, tampoco rendimiento.Alto costo e inversión.

Desventajas de GanttProject

• Carece de muchas de las características adicionales que hacen de MS Project la herramienta estándar.
• Poca difusión entre las pequeñas y medianas empresas, para la gestión de sus proyectos

Analizando las ventajas y desventajas de ambos productos, pudimos llegar a la conclusión de que GanttProject tiene muchos puntos a favor ya que al ser una herramienta gratuita le ahorra muchos recursos a las empresas, mismos que estas pudieran utilizar para realizar otras actividades y asi ser mas productivas.

Otra de las razones por las que creemos que GanttProject es una buena opción es porque tiene solo las herramientas que generalmente se utilizan ademas de que ocupa una menor cantidad de espacio, a diferencia de MS Project.

El unico punto en desventaja que encontramos es que esta herramienta no es muy conocida, lo que provoca que no sea utilizada y corra el riesgo de quedar en el olvido.

Investigación GanttProject

1. INTRODUCCIÓN


Quizá uno de los mayores problemas a la hora de presupuestar un proyecto, es saber cuántas horas se va a llevar, cuánto personal especializado se va a necesitar y qué recursos materiales se van a usar. Lo habitual en una pequeña PYME de desarrollo, es hacer un boceto a mano calculando las horas de forma aproximada y haciendo un presupuesto después de añadir un cierto porcentaje de riesgos a la cantidad final, pero con esto no obtenemos ningún seguimiento real.

No conseguimos analizar a cada integrante del proyecto (o recurso) por separado. Tampoco tenemos una forma fácil de mejorar el proyecto y tomarlo como base para realizar proyectos posteriores.

Este tipo de cosas, que en sitios pequeños son sobradamente conocidas, cuando empiezan a surgir más proyectos y viene más gente diferente, se empieza a hacer complicado.
¿Cómo gestionar un proyecto? Pues una de las formas más extendidas y quizá útiles en el desarrollo de software son los diagramas de Gantt, por la simpleza que tiene a la hora de poder el proyecto completo con todas sus tareas y el tiempo y el costo que va a requerir y sobre todo, de poder llevar un seguimiento ordenado y que te permita prever retrasos.


2. Ventajas de las herramientas de software libre

2.1 Definición de Software Libre

El Software Libre es un tipo particular de software que le permite al usuario el ejercicio de cuatro libertades básicas:

Ejecutarlo con cualquier propósito

Estudiar como funciona y adaptarlo a sus necesidades
Distribuir copias
Mejorarlo, y liberar esas mejoras al publico
Con la única restricción del copyleft (o sea, cualquiera que redistribuya el software, con o sin cambios, debe dar las mismas libertades que antes), y con el requisito de permitir el acceso al código fuente (imprescindible para ejercer las libertades 1 y 3)

2.2 Ubicación del Software Libre en las distintas clasificaciones

De acuerdo al costo de adquisición: el Software Libre puede ser de las dos clases, es decir, de costo cero o de costo mayor que cero. Lo que lo diferencia del Software Propietario es que su costo es independiente del número de

computadoras que se poseen. Por ejemplo, en el caso del Sistema Operativo Microsoft Windows 3.1/95/98/Me/NT/2000/XP por cada computadora en que lo instale debo pagar una licencia. En cambio, si utilizo en Sistema Operativo GNU/Linux (en cualquiera de sus distribuciones, como Red Hat, Mandrake, Debian, Ututo) debo pagar una sola licencia (no obstante, algunas licencias no tienes costo).

De acuerdo a la apertura del código fuente: el Software Libre siempre es "open source", es decir, de código fuente abierto, ya que dijimos que el acceso al código fuente es necesario para el ejercicio de las libertades 1 y 3 arriba descriptas. El ser "open source" implica una serie de ventajas que serán descriptas en la sección "Ventajas del Software Libre".

De acuerdo a su protección: el Software Libre siempre esta protegido con licencias, y mas específicamente, con licencias de copyleft. ¿Por que no de dominio publico? Porque de ese modo cualquiera puede adueñarse de el, por ejemplo, adquiere un Software Libre, lo modifica, lo compila y lo distribuye con código cerrado. ¿Por que no con Copyright? Porque de esa manera alguien le puede agregar alguna restricción, por lo tanto no va a seguir siendo Software Libre.

De acuerdo a su legalidad: el Software Libre siempre es legal, porque al usarlo, estudiarlo, modificarlo, adaptarlo y/o mejorarlo no estoy violando ninguna norma, ya que de por si este tipo de software me permite hacerlo, con la única salvedad de no poder agregarle ninguna restricción adicional cuando lo transfiera a otra persona.

2.3 Explicación de las libertades básicas del Software Libre

Libertad Cero: "usar el programa con cualquier propósito". Es decir, el ejercicio de esta libertad implica que lo podemos utilizar con cualquier fin, ya sea educativo, cultural, comercial, político, social, etc. Esta libertad deriva de que hay ciertas licencias que restringen el uso del software a un determinado propósito, o que prohíben su uso para determinadas actividades.

Libertad Uno: "Estudiar como funciona el programa, y adaptarlo a sus necesidades". Significa que podemos estudiar su funcionamiento (al tener acceso al código fuente) lo que nos va a permitir, entre otras cosas: descubrir

funciones ocultas, averiguar como realiza determinada tarea, descubrir que otras posibilidades tiene, que es lo que le falta para hacer algo, etc. El adaptar el programa a mis necesidades implica que puedo suprimirle partes que no interesan, agregarle partes que se consideren importantes, copiarle una parte que realiza una tarea y adicionarla a otro programa, etc.

Libertad Dos: "Distribuir copias". Quiere decir que se es libre de redistribuir el programa, ya sea gratis o con algún costo, ya sea por email, FTP o en CD, ya sea a una persona o a varias, ya sea a un vecino o a una persona que vive en otro país, etc.

Libertad Tres: "Mejorar el programa, y liberar las mejoras al publico". Se tiene la libertad de hacer mejor el programa, o sea que se puede: hacer menores los requerimientos de hardware para funcionar, que tenga mayores prestaciones, que ocupe menos espacio, que tenga menos errores, etc. El poder liberar las mejoras al publico quiere decir que si se le realiza una mejora que permita un requerimiento menor de hardware, o que haga que ocupe menos espacio, puede ser libre de poder redistribuir ese programa mejorado, o simplemente proponer la mejora en un lugar publico (un foro de noticias, una lista de correo, un sitio Web, un FTP, un canal de Chat).

2.4 Ventajas del Software Libre

Escrutinio Publico: Al ser muchos las personas que tienen acceso al código fuente, eso lleva a un proceso de corrección de errores muy dinámico, no hace falta esperar que el proveedor del software saque una nueva versión.
Independencia del proveedor:
Al disponer del código fuente, cualquier persona puede continuar ofreciendo soporte, desarrollo u otro tipo de servicios para el software.
No estamos supeditados a las condiciones del mercado de nuestro proveedor, es decir que si este se va del mercado porque no le conviene y discontinua el soporte, nosotros podemos contratar a otra persona.


2.5 Manejo de la Lengua:

Traducción: cualquier persona capacitada puede traducir y adaptar un software libre a cualquier lengua.
Corrección ortográfica y gramatical: una vez traducido el software libre puede presentar errores de este tipo, los cuales pueden ser subsanados con mayor rapidez por una persona capacitada.

2.6 Mayor seguridad y privacidad:

Los

sistemas de almacenamiento y recuperación de la información son públicos. Cualquier persona puede ver y entender como se almacenan los datos en un determinado formato o sistema.

Existe una mayor dificultad para introducir código malicioso como ser: espía (p/ej. capturador de teclas), de control remoto (p/ej. Troyano), de entrada al sistema (p/ej. puerta trasera), etc.
Garantía de continuidad: el software libre puede seguir siendo usado aun después de que haya desaparecido la persona que lo elaboro, dado que cualquier técnico informático puede continuar desarrollándolo, mejorándolo o adaptándolo.

Ahorro en

costos: en cuanto a este tópico debemos distinguir cuatro grandes costos: de adquisición, de implantación (este a su vez se compone de costos de migración y de instalación), de soporte o mantenimiento, y de interoperabilidad. El software libre principalmente disminuye el costo de adquisición ya que al otorgar la libertad de distribuir copias la puedo ejercer con la compra de una sola licencia y no con tantas como computadoras posea (como sucede en la mayoría de los casos de software propietario). Cabe aclarar que también hay una disminución significativa en el costo de soporte, no ocurriendo lo mismo con los costos de implantación y de interoperabilidad.


3. Herramientas para la gestión de proyectos

Cada día nos encontramos con herramientas que realizan las mismas funcionalidades pero lo que suelen diferenciarse entre ellas es su modo de funcionamiento, donde cada vez más se nos facilitan las tareas a realizar de una manera cada vez más simplificada.

Existen un sin fin de herramientas para la gestión de proyectos, tanto propietarias como de software libre, entre estas últimas podemos mencionar las siguientes;

3.1 GanttProject 2.0.6

GanttProject permite planificar proyectos mediante diagramas Gantt. Cada proyecto puede dividirse en sub-tareas, con su propia fecha de comienzo, duración, dependencias, progreso y anotaciones. Almacena la información en formato XML y puede exportar imágenes PNG/JPG, páginas web o documentos PDF. Es un programa Java, por lo que se necesita tener instalado Java Runtime Environment 1.4.1 (o posterior).

3.2 GanttPV 0.

GanttPV es un sencillo programa de gestión de proyectos ampliable mediante scripts escritos en Python. Para instalarlo una vez descargado de Internet, hay que descomprimir el archivo zip en una carpeta y ejecutar el programa GanttPV_Win_v0.9.exe.

3.3 Open Workbench 1.1.4

Open Workbench es un programa de gestión y planificación de proyectos en el que se puede definir la estructura detallada del proyecto, definir las dependencias y restricciones de recursos, crear la planificación y monitorizar la ejecución del proyecto.



3.4 OpenProj 1.2

OpenProj es un programa de gestión de proyectos que permite crear, entre otros, diagramas de Gantt, PERT, WBS, RBS, costes, etc.

3.5 Planner 0.14.2

Planner es un programa de gestión de proyectos (planificación, temporización y seguimiento), que permite definir tareas y subtareas, recursos y grupos de recursos, dependencias, mostrar el camino crítico, diagramas Gantt, etc. Antes de instalar Planner, se necesita tener instalado GTK+ 2.6.0 (o posterior).

MS Project

Sin embargo el software propietario para la gestión de proyectos más conocido es MS Project el cual ofrece unas sólidas herramientas de administración de proyectos con la dosis adecuada de funcionalidad, potencial y flexibilidad, con el fin de administrar los proyectos con mayor eficacia y eficiencia. Podrá mantenerse informado y controlar el trabajo, la programación y las finanzas del proyecto, mantener la sintonía entre los equipos de proyecto y mejorar la productividad gracias a la integración con los conocidos programas del sistema Microsoft Office, las eficaces opciones de elaboración de informes, el planeamiento asistido y las herramientas flexibles.

Lamentablemente Ms Project 2007 tiene un costo de 5,122.16 MXN en su versión estándar, lo cual representa un gasto considerable para los usuarios, si tomamos en cuenta que existen otras herramientas que realizan casi las mismas funciones por un costo de cero pesos.


4. GanntProject: La mejor alternativa

GanttProject es una aplicación que nos permite organizar y planificar proyectos a través de diagramas Gannt, como asi también la carga horaria de los integrantes dentro del mismo.
A diferencia de Visual Project de Microsoft, GanntProject es una aplicación open source, por lo que te lo puedes descargar de forma gratuita y además es una aplicación íntegramente escrita en Java por lo que lo hace multiplataforma.


4.1 Algunas características importantes son:

¨ Generación de diagramas PERT.
¨ Reportes en PDF o HTML.
¨ Diagrama de Gannt.
¨ Posibilidad de importar y exportar archivos de MS Project.
¨ Organización de tareas en forma jerárquica.

En general nos permite crear nuestros diagramas y asignares tiempos, recursos y lo más importante, restricciones. Es decir, la tarea B no puede empezar antes de que se acabe la A, o la tarea C tiene que empezar justo al mismo tiempo que la B. A priori esto nos da una imagen de la fecha posible de finalización del proyecto, y cuando se va haciendo el seguimiento nos indica (y nos permite guardar “instancias en el tiempo”) de como va evolucionando. Si la tarea A se retrasa, también lo hará la B, y consecuentemente la C. Con esta información delante, la toma de decisiones es mucho más fehaciente a la realidad y en general, sabemos mejor lo que hacemos, en lugar de ir a la deriva.

Otra variante que se puede utilizar en combinación, es el diagrama de

Pert. Quizá es más complicado de realizar, ya que implica ciertos cálculos estadísticos, y desde mi punto de vista no ofrece la misma información de forma rápida que el de Gantt, sin embargo el Gantt Project si que os ofrece una pequeña implementación muy simple del diagrama de Pert.

Es una aplicación de código libre escrita en Java, y la comunidad que existe alrededor, creando plugins es bastante grande. La capacidad de exportación también está muy bien, pero sobre todo, está en continuo desarrollo.

4.2 ¿Porque usar Gantt Project?

Características básicas buenas (y en aumento!). Las funcionalidades que tiene son suficientes para la mayoría de la gente (recuerda que el 80% de los usuarios de MSProject usa el 20% de sus numerosas opciones).

Fácil aprendizaje. No necesitas enormes manuales para empezar a trabajar con GanttProject. Si está familiarizado con la notación de tareas, asignaciones y dependencias, se convertirá en un experto en GanttProject en un par de horas.

Precio excelente. Las herramientas de gestión de proyectos comerciales cuestan una gran cantidad de dinero. GanttProject es gratuito para cualquier propósito.
Multiplataforma. GanttProject es una aplicación Java y funciona en Windows, Linux, MacOSX y otros sistemas operativos que soporten Java.

Código Libre. Puede tunear o modificar GanttProject para sus necesidades, implementar características que falten, añadir sus propios informes, etc.

5. GanttProject frente a Microsoft Project

En lo que se refiere a herramientas para la elaboración de diagramas de Gantt MS Project es la herramienta de más amplia difusión. Presenta una interfaz amigable y varios niveles de control sobre la administración de los recursos y vencimiento de las tareas. La mejor alternativa a esta herramienta es GanttProject, la cual presenta una interfaz amigable, y una estructura de administración semejante al MS Project. Sin embargo carece de muchas de las características adicionales que hacen de MS Project la herramienta estándar. Pero recuerde que el 80% de los usuarios de MSProject usa el 20% de sus numerosas opciones.

Si solo requiere una herramienta para elaborar diagramas de Gantt y una administración básica de los recursos y el avance de las tareas, GanttProject cumple de manera satisfactoria con estas funciones. Si por otro lado requiere de las herramientas adicionales como manejo de presupuestos, publicación en Internet y un intenso intercambio de datos entre MS Office y la herramienta, quizás sea mejor invertir una buena cantidad de dólares en una licencia de MS Project, eso dependerá del presupuesto de su compañía o bolsillo.


6. Beneficios del uso de GanttProject para las Pymes mexicanas

Las pequeñas y medianas empresas tienen necesidades específicas. Así pues, requieren una solución rentable que pueda ponerse en funcionamiento rápidamente y que pueda seguir respondiendo a sus necesidades a medida que su negocio crezca.

La infraestructura tecnológica se ha convertido en un valor estratégico para el buen funcionamiento de cualquier compañía, pues influye directamente en la agilidad de la misma, afectando, consecuentemente, a la cuenta de beneficios. En este escenario, es clave la integración de las diferentes soluciones de gestión empresarial en los procesos de negocio, de forma que éstas estén realmente al servicio de la empresa.

Una vez más, las pequeñas empresas no se libran de este problema. De hecho, es aún más acusado, pues su ventaja competitiva sobre las grandes es la flexibilidad, y no pueden prescindir de ella por cuestiones tecnológicas. Afortunadamente, este tipo de proyectos son ahora fácilmente abordables para las pymes por su menor costo, mayor rapidez en el despliegue y facilidad de uso.

Gracias a herramientas para la gestión de proyectos de código abierto como lo es Ganttproject, las Pymes mexicanas tienen la oportunidad de tener mayor control en sus proyectos, recursos y tareas para el logro de sus objetivos. Facilitar estas tareas a través de su sistematización, usando software de gestión de proyectos, como GanttProject dará a las pymes mexicanas la ventaja competitiva que se necesita para tener un lugar en el mercado actual sin tener que hacer grandes inversiones para obtener un beneficio.


7. Conclusiones

Si bien existe un gran número de herramientas para la gestión y evaluación de proyectos, en este trabajo argumentamos que GanttProyect es una buena opción para los diferentes usuarios que deseen llevar acabo cualquier proyecto sin importar el tamaño de éste. La herramienta que aquí presentamos contiene las funciones básicas que generalmente ocupan los usuarios, tiene un entorno amigable y es muy fácil de usar, es ideal para estudiantes, profesores, profesionistas, pequeños empresarios y cualquier persona que esté interesada en llevar a cabo de manera exitosa la planeación y el control de sus proyectos.

8. Bibliografía.

www.soe.ucsc.edu
www.revistatcn.com/software-de-gestion-ti-el-turno-de-las-pymes/
www.ganttproject.org

http://ganttproject.biz/learn.php

http://www.todoprogramas.com/macintosh/ganttproject

http://ganttproject.blogspot.com/

http://www.aplicacionesempresariales.com/general/ganttproject-planifica-tus-propios-proyectos.html

http://www.teachertube.com

Las alumnas encargadas de la publicación del tutorial son:

Mariana N. Arias Rivera y Edith del C. Hernández Morales

Hola!! Este blog ha sido creado específicamente para mostrar nuestro tutorial de GanttProject, para la materia de gestión y Evaluación de Proyectos, de la carrea de Sistemas Computacionales Administrativos de la Universidad Veracruzana.